راهنمای دورکاری

راهنمای دورکاری

تعریف دورکاری به به کارکردن کارمندان در خانه اشاره دارد ؛ به نوع دیگری از کار اطلاق می شود که کارمند از محل اصلی شرکت به دور باشد و در حال انجام کار تحت پروتکل خاصی باشد.بعضی از کارمندان به طور کامل و تمام مدت فعالیت خود در شرکت به صورت دورکاری مشغول به کار می شوند و در بعضی از موارد کارمندان تحت شرایط خاصی مانند بارداری مسایل بهداشتی به طور کوتاه مدتی دورکار می شوند.

دورکاری اخیرا محبوبیت بیشتری پیدا کرده است زیرا برای بسیاری مشاغل از طریق بستر اینترنت منابع و ابزارهای مورد نیاز برای انجام فعالیت های شغلی روزانه کارمندان فراهم شده است.کارمندان دورکار از طریق ابزارهای اینترنتی با همکاران دیگر خود ارتباط برقرار می کنند و فقط در صورت لزوم به صورت دوره ای به دفتر اصلی شرکت مراجعه می کنند.

آمار دورکاری در سال ۲۰۱۸

بر اساس آمار مرکز تحلیل جهانی کار(GWA) دورکاری نسبت به سال ۲۰۰۵ نسبت ۱۱۵ درصد رشد داشته است ، این تقریبا ده برابر رشد سریع تر نسبت به سایر مدل های کاری می باشد.همچنین GWA به نتایج ذیل دست یافتند:

  1. ۸۰٪ تا ۹۰٪ کارمندان اعلام کردند که مایلند حداقل بخشی از هفته را به صورت دورکاری مشغول باشند.
  2. ۳۶٪ کار دورکاری را به جای افزایش حقوق انتخاب می کنند و حتی ۳۷٪ مایل به کاهش حقوق در ازای دورکاری هستند.
  3. برای ۹۵٪ شرکت ها ، دورکاری باعث افزایش ماندگاری کارمندان می شود.
  4. ۶۰٪ کارفرمایان به دلیل کاهش هزینه های مدیریت شرکت از طریق دورکاری احساس رضایت دارند.

این فقط آغاز ماجراست.مطالعه انجام شده توسط بنیاد بین المللی برنامه بهره وری کارمندان نشان می دهد که ۷۴٪ کارفرمایان اکنون دورکاری را به عنوان یک راه حل جدی در نظر می گیرند.گالوب متوجه شد که کارکنان هنگام کار ۳ الی ۴ روز در هفته به صورت دورکاری بیشتر احساس مفید بودن و احساس اشتغال دارند و همچنین شرکت کنندگان در یک نظرسنجی در انگلستان فکر می کنند نوع ارتباطات سنتی کاری تا ۲۰۳۶ دیگر وجود نخواهد داشت .

چه نوع شرکت هایی دورکاری ارایه می دهند؟

اگرچه نتایج و آمار بسیار چشمگیر و جذاب به نظر می رسد ولی کماکان دورکاری به عنوان یک راه حل جامع برای تمام مشاغل نمی تواند عمل کند.مشاغلی که نیاز به ارتباط رو در رو دارند و کار با وسایل و تجهیزات صنعتی دارند نمی تواند به عنوان مشاغل دورکاری عمل کنند.

به طور کلی کارهایی که دورکار محور هستند دارای دو قاعده کلی هستند :انلاین هستند یا مستقل از تجیهزات و ارتباطات رو در رو هستند می تواند در مشاغل زیر به خوبی اجرا شود :

  • فروش و بازاریابی
  • خدمات مشتریان
  • مراقبت های درمانی
  • فناوری اطلاعات و کامپیوتر
  • آموزش و پرورش
  • مدیریت

مشاغل دورکاری در هر سایزی که باشند از سوددهی و ذخیره چند میلیون دلاری منابع مالی به دلیل اجرای برنامه های دورکاری خبر می دهند.اکثر شرکت ها شرایط را مورد به مورد با توجه به شرایط شغلی داوطلب ، عملکرد گذشته و زمانی که دورکار شده اند بررسی می کنند

مزایا و معایب دورکاری

دورکاری هم به نفع کارمندان و هم به نفع کارفرمایان است اما بدون اشکال هم نیست .در ادامه به بررسی دو طرف این قضیه می پردازیم.

برای شرکت ها

از نظر معایب می توان به این اشاره کرد استخدام کارمندی که بتواند به خوبی برنامه دورکاری را اجرا کند و کار بهینه انجام دهد بسیار سخت است و بسیار کمیاب خواهند بود کارمندانی که به طور موثر از هر مکانی دورکاری کنند.

از طرف مثبت برای شرکت به صرفه جویی در فضای اداری اشاره کرد.در حالی که دیگر نیاز نیست نگران مسایل اجاره و خرید و فروش دفاتر تجاری برای راه اندازی و ادامه کار کسب و کار بود .نکته جالب اینجاست که هزینه منابع دفتر برای هر کارمند در سال ۱۱ هزار دلار خواهد بود .این صرفه جویی باعث کاهش هزینه ای سربار شرکت خواهد شد.و حتی نتایج جانبی دیگری از جمله کاهش رفت و آمد شهری و کمک به محیط زیست خواهد بود

برای کارمندان

از مضرات دورکاری برای کارمندان می توان به این موضوع اشاره کرد که ایجاد انگیزه و نظم و انظباط شخصی موردنیاز برای کار در خانه مسلما دشوار خواهد بود.در برخی موارد کارمندان دور کار احساس پوچی و تنهایی می کنند.

اما اگر برنامه های دورکاری به خوبی اجرا شود پاداش های بزرگی به همراه خواهد داشت ؛ درحالی که موجب صرفه جویی در وقت پول و نجات محیط زیست خواهد شد.اکثر کارمندانی که دریافتند که کار در خانه (یا در کافی شاپ یا در یک کلبه جنگلی وسط طبیت) تعادل زندگی به آنها هدیه داده است .محیطی بدون استرس و حواس پرتی تجربه می کنند و احساس می کنند کنترل بیشتری رو کاری که انجام می دهند دارند و کم تر حس کارمندی می کنند و از کاری که انجام می دهند لذت می برند.

این مزایا در کنار هم باعث خوشحالی کارمندان می شود و کارمندان خوشحال معمولا کارمندان موثر و کارآمد خواهند بود. ۹۱٪ کارمندان دورکار احساس می کنند کار بهینه تری انجام می دهند نسبت به زمانی که حضور فیزیکی در شرکت داشتند. بنابراین هرچه تعداد کارمندان دورکار بیشتر شود میلیارد ها دلاری که شرکت ها هر ساله صرف افزایش بهره وری کارمندان می کند صرفه جویی خواهد شد.

ضرورت داشتن خط مشی دورکاری

در هر زمینه ای از تجارت شما ، محدودیت زمان و منابع می تواند سیاستگذاری را تحت تاثیر قرار دهد.این امر در تعیین سیاست های دورکاری به خصوص زمانی که به صورت کوتاه مدت باشد تاثیرگذار خواهد بود.اگرچه از نظر امکان دورکاری دو سوم شرکت ها می توانند دورکار شوند اما کم تر نیمی از آنها یک خط مشی منسجم دارند.

وجود خط مشی دورکاری بسیار مهم است.در نیروی کار از راه دور ، پتانسیل بیشتری برای انتظارات نامشخص وجود دارد. بدون داشتن برنامه صحیح امکان عدم ارتباط صحیح بین کارمندان و کارفرماها افزایش می یابد

تدوین خط مشی دورکاری

شما نمی توانید یک خط کش دقیق برای اجرای خط مشی هر کسب و کار پیدا کنید.این برنامه باید با توجه به الزامات قانونی در صنعت خود تنظیم کنید و با مشاور حقوقی مشورت کنید.ولی پوشش دهی سراسری کسب و کار در تدوین خط مشی دوکاری در حالت کلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. صلاحیت و تایید
  2. انعطاف پذیری
  3. تجهیزات و امنیت سایبری
  4. فضای کاری
  5. ارتباطات

برای پیدا کردن راه حل مناسب در هر حالت باید چند پرسش اساسی از خود در هر کدام از موارد ذکر شده بپرسید که بتوانید به صورت الگوریتم وار به راه درست برسید:

۱ صلاحیت و تایید

  • آیا برای بررسی و تایید کارمندان از راه دور به یک فرآیند رسمی نیاز دارید؟
  • آیا کارمندان های کاندید دورکاری باید اخلاق کاری خاصی داشته باشند؟(مانند ارتباطات قوی و پاسخگو بودن)
  • آیا برای کارهای سازمانی باید وارد پروسه های اداری سرپرست و یا رده های بالاتر زنجیره مدیریتی شوند؟

۲ انعطاف پذیری

  • چند روز در هفته کارمندان می توانند به صورت دورکار مشغول شوند؟
  • آیا اعطای امکان دورکاری به کارمندان باید به درجه سازمانی و اهمیت کارشان توجه کنیم یا همه می توانند بهره مند شوند؟
  • آیا کارمندان باید حتما در ساعات اداری مشغول به کار باشند یا می توانند ساعات شناور کاری داشته باشند؟

۳ تجهیزات و امنیت سایبری

  • آیا تجهیز کارمندان دورکار به تجهیزات لازم(از قبیل کامپیوتر ، تلفن ، میز تحریر و لوازم اداری ) برعهده کارفرماست ؟
  • چه کسی مالک این تجهیزات خواهد و چه کسی وظیفه نگه داری از آن را بر عهده می گیرد؟
  • آیا از نظر سایبری برای ارتباط کارمندان با شرکت از طریق بستر اینترنت امنیت این ارتباط تامین شده است ؟

۴ فضای کاری

  • آیا تجهیز فضای کاری بر عهده کارفرماست ؟
  • آیا تامین امنیت کارمند دورکار در فضای کاری بر عهده کارمند است یا کارفرما؟
  • آیا تامین موقعیت فضای کاری بر عهده کارفرماست ؟

۵ ارتباطات

  • بهترین راه ارتباطی کارمند با کارفرماست چیست ؟
  • آیا باید برنامه منظم تماس روزانه جهت چک کردن امور وجود داشته باشد؟
  • چه برنامه ای برای ارتباط کارمندان با یکدیگر وجود دارد؟

نکات مدیریت تیم در دورکاری

تا اینجا که رسیدیم مزایا و معایب دورکاری و نکاتی در خط مشی دورکاری بیان کردیم.خوب حالا چهار روش موفق برای مدیریت تیم های دورکار بیان می کنیم:

استفاده از یک بستر مناسب دورکاری

در دنیای کسب و کار ارتباطات مجازی اگر درست طراحی و پیاده سازی شده باشند می تواند حتی بسیار موثر تر از ارتباطات نزدیک باشد چرا که از اتلاف وقت جلوگیری می کند و یک ارتباط موثر ایجاد می شود که به خوبی کارهای باقی مانده به ثمر بشیند. کنفرانس های مبتنی بر وب و کنفرانس های گروهی تلفنی می تواند همانند راه میان بر عمل کندو نتایج درخشانی به جای بگذارد.

ابزارهای کنفرانس ویدیویی و صوتی مانند زووم اسکایپ اسلک می توانند تجربه بینظیری از ارتباط درون سازمان و تیمی به جای بگذارد.سعی کنید در کنار کار بعضی اوقات با کمک ابزارهای موجود محیط سرگرم کننده و شادی را به وجود آورید.می توانید مسابقات برگزار کنید.خاطره های شیرین تعریف کنید و محیط را تلطیف کنید.

استفاده از سیستم های ابری

به دلیل ماهیت زیرساختی دورکاری و نوع ارتباط تیم ها با یکدیگر از راه دور خارج شدن پروژه از ریل و پراکنده شدن تسک ها بسیار تشدید می شود .از این رو باید با یه رویکرد و برنامه ریزی صحیح بتوانیم دوباره انسجام را به تیم برگردانیم.راه حل مناسب پیش رو قطعا استفاده از زیرساخت ابری خواهد بود .

برای همگام سازی و ذخیره کار به صورت آنلاین می توان از ارایه دهندگان میزبانی فایل مبتنی بر cloud مانند dropbox ، google drive ، one drive استفاده کنید.برای مدیریت پروژه ها و تیم برای انجام تسک ها می توان از ابزارهای ابری مدیریت پروژه مانند basecamp ، trello و یا نمونه بسیار موفق ایرانی تسکولو استفاده کنید و بهره وری انجام پروژه ها را بالا ببرید.

با تیم خود غریبه نباشید

هنگامی که یک تیم را به صورت دورکاری مدیریت می کنید طبیعتا شما به عنوان مدیر یا کارفرما علاقه مند نیستید به صورت مدیریت موشکافانه (مدیریت تمام مسایل کوچک و بزرگ کارمند) عمل کنید. پیشنهاد می شود در مدیریت کارمندان دورکار سعی کنید بیشتر به عنوان حامی و پشتیبان کارمند عمل کنید ؛سعی کنید طی یک فرآیند نظارت کلی از انجام شدن کارها اطمینان حاصل کنید ؛ آنها در جریان کارهای جدید قرار دهید و همگام با کارمند قدم بردارید. سعی کنید برنامه منظم ماهیانه با تیم دورکار خود جلسه حضوری داشته باشید که حس این را داشته باشند که جزوی از تیم و شرکت محسوب می شوند.

موفقیت ها را جشن بگیرید

از نظر فنی اجرای صحیح روند دادن و گرفتن بازخورد در کارهای تیمی بخشی از کارهای مدیریتی صحیح می باشد.در نظر داشته باشیم که به دلیل عدم حضور فیزیکی کارمندان در محل شرکت ممکن است فرآیند فیدبک و بازخورد تماما به فراموشی سپرده شود و این خود تبعات بسیار بدی به همراه خواهد داشت.برای ایجاد یک فرهنگ بازخورد موارد ذیل را رعایت کنید :

  1. تمام اعضای تیم را در کارهای گروهی مشارکت دهید
  2. وقتی کارمند کار بزرگی را انجام داد تشویق اش کنید و بذارید متوجه بشود که شما به کار بزرگی که انجام داده است آگاه هستید
  3. اگر جلسات آنلاین شما به صورت گروهی با کارمندان دورکار شما می باشد اگر انتقاد منفی نسبت به کسی دارید در چت ویدیوی تنهای به او بگویید ولی کارهای خوب را به صورت گروهی به همگان اعلام کنید چرا هنگامی که جلسات به صورت ویدیو کنفرانس هستند اثر یک نقد منفی چند برابر حالت عادی جلسه حضوری به نظر می رسد.

جمع بندی

اگر هنوز به مزایای و معایب دورکاری در کسب و کارها و سازمان ها آشنا نشدید مشکلی نیست.می توانید به صورت یه برنامه کوتاه مدت در شرکت تست کنید :ابتدا باید درک کنید چه روش و متدی در اجرای دورکاری برای شما و کارمندان شرکت مفید است یک نسخه و فرمول ثابت برای همه شرکت ها وجود ندارد.تست کنید .تغییر دهید.با تعداد کم کارمندان این روش را تست کنید اگر همه چیز خوب پیش رفت یک خط مشی دورکاری اجرا کنید.کارمندان بیشتری را دورکار کنید با آزمون و خطا به یک فرمول اختصاصی برای شرکت می رسید که می توانید به موفقیت های فراوان در حوزه کسب و کارتان برسید.